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Espace dédié aux Clubs

Cet espace est spécialement conçu pour accompagner les responsables de clubs dans la préparation et l’organisation de leurs événements cyclotouristes : route, VTT et Gravel. Vous y trouverez l’ensemble des documents indispensables pour garantir une organisation conforme, fluide et sécurisée.

Cette page va être enrichie de différentes thématiques propres aux clubs. Pour visualiser une thématique, cliquez simplement sur son titre sous la table des matières.

Table des Matières

Préparation Réunion Calendrier 2027

Bonjour à toutes et tous,

Infos pratiques pour préparer la réunion calendrier 2027

Nous nous organisons activement pour la saison 2027. Voici la proposition du calendrier provincial pour la saison 2027, élaborée par le CoProNam en se fondant sur les organisations de 2026.

Approbation du calendrier 2027

Comme chaque année, l’approbation finale du calendrier se fera lors de la réunion « calendrier » prévue pour le vendredi 11 septembre 2026.

Nous demandons à chaque club d’être représenté par au moins un membre mandaté afin de défendre ses dates. Nous annonçons la date de cette réunion assez tôt pour que vous puissiez prendre vos dispositions.

Comment préparer la réunion de calendrier ? 

Nous demandons à chaque club de confirmer le relevé de ces organisations prévues en 2027 à l’aide du lien ci-joint : lien calendrier 2027.

Une autorisation pour accéder au tableau récapitulatif de vos randonnées peut être sollicitée. Alors, nous vous enverrons cette autorisation dès que nous aurons reçu votre courriel dans notre boîte de réception.

Avec ce lien, vous accédez à la liste des clubs provinciaux organisateurs de randonnées. À côté du nom de votre club, vous avez deux liens, le premier vous donne accès à la liste de vos randonnées effectuées en 2026 adaptées à la date du calendrier 2027. Il vous suffit de confirmer ces dates par un oui ou par un non au moyen de la liste déroulante qui se trouve dans la colonne « Confirmation de date » à la fin de la ligne correspondante.

Des randonnées peuvent être reportées, permettant ainsi à d’autres clubs de les utiliser. Toutefois, cette disponibilité ne sera valable que pour une année. Le club ayant initialement reporté sa date aura la priorité pour la récupérer en 2028.

Si vous apportez des modifications de date au calendrier, signalez-le par courriel au secrétaire du CoProNam : copronam19@gmail.com.

Ces dates reportées seront attribuées à un autre club intéressé lors de la réunion de calendrier.

Le second lien de la colonne « Dates disponibles » vous donne accès aux tableaux des jours disponibles. Vous pouvez y inscrire une nouvelle randonnée. Dans l’éventualité où plusieurs d’entre vous solliciteraient la même date, vous trouverez les coordonnées des représentants de club aux dernières pages du calendrier provincial ou sur le site internet du CoProNam : https://cyclo-coprovnamur.be/clubs-namurois/. Vous pouvez les contacter afin de faciliter un arrangement amiable.

Si aucun arrangement amiable n’est trouvé, la date sera attribuée par tirage au sort lors de la réunion du calendrier.

La confirmation des dates doit être encodée au plus tard pour le 4 septembre 2026, cela nous semble être un délai raisonnable.

Veuillez considérer les consignes suivantes.

Les clubs qui possèdent un samedi ou plusieurs samedis doivent également organiser une randonnée un dimanche ou un mercredi par samedi attribué. Il s’agit ici du rappel d’une règle peut-être oubliée, mais toujours en vigueur.

Les randonnées sans marquage peuvent être organisées les dimanches et les mercredis, avec uniquement le guidage GPS. Cependant, il est essentiel de prévoir un accueil au départ et à l’arrivée, avec la possibilité de se rafraîchir avec une boisson.

Les Namuroises

Les randonnées de notre challenge namurois comportent quelques exigences qui les démarquent de l’ensemble des randonnées conventionnelles. Une charte en définit les contours. Charte que je vous invite à relire en cliquant sur le lien ci-après: charte des Namuroises

Celles-ci, en fonction de l’aménagement des contrées occupées par les clubs, doivent demeurer accessibles à tous les participants et ne pas présenter de difficultés majeures qui les distinguent des brevets à dénivelé.

Les Namuroises ne peuvent pas être organisées sans marquage au sol.

De plus, elles doivent comporter un circuit famille de plus ou moins de 30 km.

Elles doivent également comporter un parcours « étoile » qui permet l’inscription d’un participant qui ne roule pas les parcours proposés.

Un ravito doit être installé sur le parcours à partir de 50 km.

Les BàD et BCCB

Les BàD et BCCB sont soumises à un règlement spécifique inscrit dans une charte. Charte que je vous invite à relire en cliquant sur le lien ci-après : charte BàD & BCCB

Je vous recommande d’en lire les instructions et de renvoyer vos demandes d’agréation 2027 dans les délais prescrits.

Fiche d’agrément que vous pouvez télécharger et remplir informatiquement grâce à ce lien : Fiche d’agrément(utilisez les boutons placés en fin de fiche pour l’enregistrement, le renvoi et l’impression).

Pensez à en envoyer un exemplaire au CoProNam à l’adresse courriel : copronam19@gmail.com.

Quand introduire les randonnées dans le calendrier 2027 du site de la Fédération ?

L’encodage sera accessible à compter du 1ᵉʳ septembre 2026. Toutefois, il ne pourra être effectué qu’une fois les dates attribuées à chaque club et confirmées lors de la réunion provinciale relative au « calendrier ». Vous aurez alors la possibilité d’enregistrer vos événements sur le site de la Fédération.

Assurez-vous d’inclure toutes les informations générales que vous souhaitez voir apparaître dans le calendrier 2026.

Les trois lignes réservées à l’encodage des renseignements sont limitées en espace d’écriture, il est donc important de bien cibler les renseignements à y consigner. Évitez d’inclure des informations qui pourraient apparaître dans les publicités que vous publierez sur vos réseaux de communication, tels que : ravito copieux et varié, bar, petite restauration, trophées ou cadeaux à l’inscription…

Voici quelques conseils sur les informations essentielles qui doivent impérativement figurer dans ces trois lignes :

  • Renseignez le type de randonnée : classique ou semi-permanente du… ou permanente.
  • Préinscription souhaitée, accueil-inscription, parking, douche, bike wash, pas de gobelets au ravito.
  • Marquage au sol, marquage aux poteaux, trace GPX, trace GPX uniquement, feuille de route.


Afin que le calendrier provincial soit complet, il est demandé de renseigner les prix de vos parcours lors de l’encodage sur le site: prix non affilié. De plus, cette information est nécessaire si vous voulez activer les préinscriptions sur le calendrier du site de la fédération.

Ajustez les tarifs en fonction des prestations fournies. Si vous ne respectez pas les prix recommandés par la fédération, veuillez en avertir le délégué provincial.

En suivant ces directives, vous faciliterez grandement le travail des responsables de la vérification, gardez à l’esprit que nous sommes tous des bénévoles.

Le CoProNam est à votre disposition pour vous accompagner dans cette tâche essentielle, qui constitue l’une des plus importantes de vos prestations de secrétariat. Contactez-nous pour tous renseignements concernant l’encodage.

Toute correspondance relative au calendrier doit être adressée au Délégué Provincial Georgy Cornet exclusivement à l’adresse courriel : >copronam19@gmail.com

Nous vous remercions pour votre bonne collaboration au sein de la FFBC et du CoProNam.

Nous vous souhaitons une bonne suite de la préparation de la saison 2027.

Au nom du Comité Provincial.

Meilleures salutations sportives.

Organiser une randonnée cycliste

1. Définir le concept de la randonnée

  • Type d’événement : randonnée libre, parcours fléchés, brevet, randonnée familiale, etc.
  • Distance(s) proposée(s) : par exemple 25 km, 50 km, 80 km, 120 km.
  • Niveau de difficulté : dénivelé, type de routes, accessibilité.
  • Public visé : affiliés, affiliés à une autre fédération, non affiliés, familles.

2. Démarches administratives

Les démarches administratives comprennent:

  1. déclaration auprès des autorités locales (commune, police, parfois province)
  2. Demande d’autorisation d’occupation du domaine public (si nécessaire).
  3. Information aux services de secours (suivre les exigences de la commune).
  4. Assurances
  5. Respect des règlements fédéraux.

1. Déclaration auprès des autorités locales : commune, police, parfois province.

Pour organiser un événement cyclotouriste en province de Namur, il faut généralement obtenir deux types d’autorisations :

  • Autorisation communale (pour occuper domaine public, la sécurité, etc.)
  • Autorisation spécifique si le parcours traverse des routes régionales ou des zones forestières (SPW ARNE pour le balisage temporaire).

Voici les démarches principales :

  • Formulaire unique de la Ville de Namur
    • La Ville de Namur met à disposition un formulaire en ligne pour toute activité sportive, festive ou culturelle.
    • À remplir au moins 3 mois avant la date prévue.
  • Balisage temporaire en forêt (si applicable)
    • Si votre parcours parcourt des chemins forestiers, vous devez demander un balisage temporaire auprès du SPW Agriculture, Ressources Naturelles et Environnement.
    • Délai : minimum 45 jours avant la mise en place.
  • Coordination avec la police locale

Astuce : Si votre cyclotourisme traverse plusieurs communes, il faut contacter chaque administration communale concernée et joindre un plan détaillé du parcours.

2. Demande d’autorisation d’occupation du domaine public (si nécessaire).

3. Information aux services de secours (suivre les exigences de la commune).

4. Assurances :

  • vérifiez que votre club est bien affilié à la Fédération pour bénéficier de la RC Club et de la Protection Juridique.
  • attention ces assurances ne sont pas contractuelles. Si vous louez des infrastructures sportives pour l’accueil des participants, il y a lieu de prendre une assurance complémentaire pour les risques de dommages aux locaux et infrastructures. Lien vers le formulaire de déclaration “Responsabilité civile”
  • Pensez à déclarer vos aidants bénévoles non affiliés pour qu’ils soient couverts par l’assurance Dommages Corporels de la fédération. Lien vers le formulaire de déclaration “Accidents Corporels”
  • Les bénévoles affiliés sont couverts par leurs assurances membre FFBC.

5. Respect des règlements fédéraux.

  • Si vous organisez un événement comprenant des parcours soumis à des challenges, consultez les chartes régissant ces parcours.(Vademecum FFBC, Charte “Namuroises”)
  • Faites les demandes d’agréation auprès des responsables de ces challenges. (Lien vers les formulaires de demande d’agrément et mentionner les noms et adresses courriels des contacts)

3. Conception des parcours

  • Choisir des routes sûres, peu fréquentées et en bon état.
  • Éviter les zones dangereuses : carrefours complexes, travaux, routes glissantes.
  • Prévoir des alternatives en cas d’imprévus.
  • Réaliser une reconnaissance complète du parcours.
  • Préparer une feuille de route et un fichier GPX pour les participants.

4. Balisage

  • Utiliser un balisage clair, cohérent et visible :
    • Marquages au sol: attention, ce type de balisage, bien que souvent pratiqué, parfois toléré, est en principe interdit dans la plupart des communes.
    • Évitez un marquage surdimensionné : flèche de la taille d’un format A4 maximum.
    • Le marquage à la chaux en laissant une traînée de chaux diluée dans les carrefours:  méthode écologique, mais la trace s’efface en période de pluie.
    • flèches FFBC: marquage préconisé, les flèches FFBC sont disponibles en prêt au siège du Comité Provincial ou leur achat est possible sur l’E-Shop de la fédération.

ffbc fleche balisage

 
  • Vérifier régulièrement l’état du balisage (vandalisme, météo).
  • Prévoir un balisage de sécurité aux intersections sensibles.
  • Quel que soit le type de balisage choisi, chaque circuit sera fléché avec pertinence et vous veillerez à avertir suffisamment tôt:
    • avant changement de direction sur plat ou en montée: 50 et 25 m avant
    • avant changement de direction en descente: 70 et 35 m avant
    • après changement de direction: 10 à 15 m après

5. Ravitaillements

ffbc ravitaillement

  • Déterminer le nombre et l’emplacement des points de ravitaillement en fonction de la distance et des difficultés du parcours (minimum tous les 50 km recommandé par la fédération).
  • Prévoir eau, boissons isotoniques, fruits, biscuits, barres énergétiques (essayez autant que possible de varier vos ravitos en proposant du salé et du sucré). De nouveau, l’originalité laissera de bons souvenirs de votre rando.
  • Assurer des ravitaillements respectant les bonnes pratiques d’hygiène, en veillant à la qualité du ravitaillement et à la sécurité des cyclos. Le personnel au ravitaillement doit prendre les dispositions adéquates à sa tâche et ce en toute circonstance.
  • Installer des poubelles et encourager le respect de l’environnement.
  • Prévoir des bénévoles pour accueillir et guider les participants.

6. Accueil et inscriptions

  • Préparer un espace d’accueil : tables, affiches, fléchage vers le départ.

FFBC Inscription Scan

  • Les infrastructures (un minimum de commodité est requis):
    • Des toilettes propres et fournies de papier.
    • Des douches chaudes et propres, obligatoires pour les BCCB et vivement conseillées pour les BàD.
    • Un après-bike, avec petite restauration, des boissons chaudes et fraîches.
    • Toutes ces commodités doivent être visibles ou clairement signalées. L’ambiance là aussi est importante et fera tourner le bar.
    • Projection de photos, musique, etc.
  • Gérer les inscriptions : Inscriptions informatisées à l’aide du logiciel d’inscription code-barres téléchargeable sur l’espace club du site de la Fédération ou préinscriptions en ligne.
  • Prévoir un espace pour l’inscription des non affiliés qui doivent remplir une carte non affilié pour bénéficier des mêmes avantages que les affiliés. Ils seront clairement informés que la réduction n’est octroyée qu’aux participants affiliés à la FFBC.

carte non affilié 2026

  • Distribuer :
    • bracelets ou tickets
    • Feuilles de route. Celle-ci reprendra le QR-code OpenRunne.
    • informations de sécurité
    • numéros d’urgence
  • Renvoyer les statistiques des inscriptions à la Fédération.

7. Sécurité

  • Rappeler les règles de circulation : code de la route, prudence, respect des autres usagers.
  • Prévoir un véhicule-balai pour assister les participants en difficulté.
  • Mettre à disposition un numéro d’urgence.

8. Gestion des bénévoles
Nommer un responsable qui au fil de la journée, veille au bon déroulement de la manifestation.

  • Répartir les rôles :
    • Installation du matériel de promotion de la fédération
    • inscriptions
    • ravitaillements
    • balisage
    • sécurité
    • véhicule-balai
    • démontage
  • Prévoir un briefing clair avant le début de l’événement.

9. Communication

  • Annoncer l’événement :
    • site du club
    • réseaux sociaux
    • affiches locales
    • fédération cyclotouriste
  • Donner toutes les informations pratiques : horaires, distances, tarifs, lieu de départ.

10. Après l’événement

  • Débalisage complet du parcours.
  • Nettoyage des zones d’accueil et de ravitaillement. la fédération s’inscrit dans la charte “vélo zéro déchet” dont notre slogan est “Montrons l’exemple !”.
  • Remerciements aux bénévoles et partenaires.
  • Publication des photos, statistiques, remerciements.
  • Bilan interne : points forts, améliorations pour l’année suivante.